El correo electrónico es un canal de comunicación versátil. A través de él puedes comunicarte con amigos y compañeros de trabajo.
Por eso, es muy importante diferenciar los públicos con los que hablarás y adaptar tu mensaje .
Cuando se trata de amigos, no hay reglas. Pero cuando se trata del entorno corporativo, la forma en que escribe su mensaje debe estar bien pensada.
¡Antes de presionar «enviar», echa un vistazo a estos consejos y asegúrate de terminar tu correo electrónico profesional de la mejor manera posible!
1. Adapta el lenguaje al destinatario
El correo electrónico es un tipo de documento. Esto significa que debes ajustar el tono y el lenguaje de acuerdo a la audiencia que recibirá tu mensaje.
En el mundo corporativo, el lenguaje formal es el más adecuado , salvo que ya tengas cierta afinidad con el destinatario y puedas desviarte un poco de las reglas.
2. Sea consistente
Las primeras palabras de su correo electrónico establecerán el tono del mensaje.
Si su apertura es «Estimado señor», el lector esperará un mensaje formal. Un texto que comienza con “hola, amigo” permite una interpretación más relajada.
Procura que el mensaje sea coherente de principio a fin , siempre con el mismo tipo de lenguaje.
3. Informar sobre archivos adjuntos
Si está enviando algún tipo de archivo como archivo adjunto, probablemente sea importante para la comprensión de su mensaje.
En tales casos, recuerda incluir esta información en tu texto . Esto optimizará la comunicación y evitará malentendidos.
4. Suaviza la información negativa
A nadie le gusta recibir mensajes negativos, ¿verdad? Por lo tanto, si se trata de un tema de este tipo, no olvide suavizar el impacto de la información .
Es posible que un “estar disponible para ayudar en situaciones futuras” no resuelva las circunstancias, pero suaviza la atmósfera hostil.
5. Presta atención al uso de abreviaturas
Aunque Internet fomenta el uso de abreviaturas, esta práctica no se recomienda para el entorno corporativo.
Supere la adicción al idioma y no abrevie palabras (como «vc», «pq» y «blz»). Esto puede dar lugar a malas interpretaciones y provocar situaciones embarazosas.
6. Usa mayúsculas solo cuando sea necesario
A menos que quiera llamar la atención sobre un tema específico, evite usar mayúsculas. Reemplace esta práctica con un formato diferente: negrita, cursiva, fondo resaltado, etc.
Esto ayuda a comprender el mensaje y evita la interpretación de que ESTÁS GRITANDO.
Solo recuerda no exagerar la cantidad de formato. De lo contrario, el efecto será tan dañino como usar todas las mayúsculas.
7. Informar cuáles son los próximos pasos
Cuando se trata de marketing por correo electrónico , es muy común finalizar el mensaje con una llamada a la acción (CTA). Esto ayuda al lector a comprender lo que se espera de él y señala cuál debe ser el siguiente paso.
Incluso si este no es el caso, concluya la comunicación dejando en claro qué comentarios espera .
¿Confirmar una reunión? ¿Recibir una llamada? ¿Escuchar comentarios sobre un documento? Escribe. Lo importante es que nadie tenga dudas.
8. Elige una despedida adecuada
Al concluir el mensaje, asegúrese de incluir una despedida adecuada con el resto del mensaje. Las opciones son diversas y varían entre términos formales, neutrales e informales.
A continuación encontrará algunas sugerencias:
- abrazos;
- Agradezco la atención;
- graciosamente;
- hasta la próxima;
- con los mejores saludos;
- Atentamente;
- de antemano, muchas gracias;
- agradecido;
- saludos;
- siempre a la orden.
9. Agrega una firma
Por último, no olvides firmar el mensaje e incluir datos en tu correo corporativo como:
- Nombre;
- oficina;
- nombre de la empresa;
- teléfono;
- sitio;
- cualquier otra cosa que creas conveniente.
Si alguna parte de tu mensaje no está clara, el receptor tendrá todo lo necesario para ponerse en contacto a través de otros canales.
¡Oh! En esta parte, evita usar logos corporativos o fotos muy grandes. Esto contamina la apariencia del mensaje e incluso puede ser bloqueado por el servidor de correo como medida preventiva.
¡Listo! Ahora que sabe cómo enviar un correo electrónico corporativo de la mejor manera posible, disfrute y descubra 9 consejos infalibles para que su cliente lea y responda sus correos electrónicos .